Vad är en allmän handling?

De efterfrågade uppgifterna kan finnas i en handling , men det är inte säkert att handlingen för den skull skall lämnas ut. Det är bara allmänna handlingar som omfattas av reglerna om allmänna handlingars offentlighet. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Allmänna handlingar är i sin tur endera offentliga eller hemliga.

I TF 2: 4 definieras skiljelinjen mellan det allmännas verksamhet och det privata. Här anges att som allmän handling avses även brev eller annat meddelande som är ställt (personligen) till en befattningshavare om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning. Som privata brev betraktas därmed sådana som inte gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten .

Någon enhetlig definition på begreppet myndighet finns inte, men med myndighet avses de organ som ingår i den offentligrättsliga statliga och kommunala organisationen och det kan konstateras att högskolor och universitet är statliga myndigheter.

Särskilda ställningstaganden måste göras i samband med en begäran om att få ta del av uppgifter som finns lagrade hos en myndighet som elektroniska handlingar. En sådan handling brukar benämnas upptagning och anses som förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Om handlingen är tillgänglig för myndigheten skall den även vara tillgänglig för envar som önskar få tillgång till den.

En loggfil kan utgöra en allmän handling. Dessa typer av handlingar brukar också betecknas som s.k. potentiella handlingar och kännetecknas av att de kommer att existera i det ögonblick som de har tagits fram . Av förvaringskriteriet följer att handlingen måste förvaras hos myndigheten vid tidpunkten för förfrågan, handlingen måste vara en färdig handling d.v.s. den måste var befintlig vid tidpunkten för begäran.

En handling har inkommit till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller tagits om hand av någon behörig person t.ex. en tjänsteman. När det gäller en elektronisk handling anses den inkommen när den nått en myndighets mottagningspunkt som kan vara en funktionsadress eller berörd tjänstemans dator. TF reglerar när en handling är att anses som upprättad hos en myndighet.

Den grundläggande principen är att en handling är upprättad och därmed allmän handling när den fått sin slutliga utformning. En handling anses även upprättad när myndigheten sänder iväg (expedierar) den. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, är den upprättad när den justerats eller färdigställts på annat sätt.

Vid loggning uppstår det allmänna handlingar (uppgifter) allt eftersom uppgifterna loggas. En loggfil jämförs med ett diarium där varje uppgift betraktas som en allmän handling i samma ögonblick som uppgiften uppstår .