Allmänt om offentlighetsprincipen

De tillämpliga bestämmelserna om rätten att ta del av allmän handling finns i Tryckfrihetsförordningens (TF) kap 2. Begreppet allmän handling definieras som en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel . Handlingen utgör objektet för offentlighetsprincipens tillämpning.

Offentlighetsprincipen innebär att enskild har rätt att vända sig till den myndighet som förvarar en handling och där få tillgång till den genom att läsa den eller mot avgift få en kopia av den. Det är endast om handlingen omfattas av någon regel i Sekretesslagen (SekrL) som handlingen kan vägras lämnas ut. Med handling menas även uppgift i elektroniskt media. Offentlighetsprincipen kan vara begränsad på två olika sätt. Endera att en viss handling inte får lämnas ut, eller att handlingen mycket väl får lämnas ut men att den förses med ett s.k. sekretessförbehåll. Med detta menas att handlingen lämnas ut men förehållet inskränker den enskildes rätt att förfoga över handlingen. Myndigheten kan t.ex. förbjuda den enskilde att föra uppgifterna vidare.

För att reglerna om allmänna handlingars offentlighet skall bli tillämpliga krävs att de uppgifter som den enskilde önskar få del av finns dokumenterade i en handling . En handling brukar allmänt definieras om ett fysiskt medium, som är bärare av viss information . Det krävs alltså att innehållet är fixerat på något slags medium. Ett telefonsamtal kan inte bli föremål för reglerna om allmänna handlingars offentlighet, men däremot de anteckningar som har gjorts i anledning av telefonsamtalet bli det.